Super Studio: cosa fare prima di un meeting?

Organizzare un meeting, un congresso o un evento, è un’€™attività  piuttosto complicata, spesso produttrice di stress e tensioni. Proprio per questo motivo abbiamo domandato a Super Studio, uno dei punti di riferimento nazionali per la disponibilità  di centri congressi e strutture di facilitazione per i meeting, di darci qualche suggerimento.

Ebbene, prima di tutto gli esperti di superstudio.com ci consigliano di partire’€¦ dalle basi. Ovvero, di definire i vostri obiettivi in maniera chiara, considerato che obiettivi differenti corrisponderanno a diverse strategie. Capire esattamente cosa si vuole ottenere dall’€™evento gioca un ruolo fondamentale nel modo in cui si procederà  nel processo di pianificazione.

Una volta stabiliti i target, bisognerà  scegliere chi invitare. Per esempio, se dovete gestire un meeting nel quale potrebbero essere colte delle decisioni piuttosto importanti, e magari al termine di una serie di domande / risposte, ਠfondamentale che siano presenti solo gli stakeholder chiave, poichè troppe persone potrebbero impedire la finalizzazione del meeting. D’altra parte, ci possono essere momenti in cui è bene che la riunione sia aperta al maggior numero di persone possibile, come ad esempio le sessioni di formazione del team o le riunioni aziendali.

Si deve poi passare attraverso la fase della scelta della piattaforma. Ci sono, in tal senso, molte strade che possono essere percorse, e l’€™individuazione di quella opportuna si baserà  principalmente sull’obiettivo finale della vostra riunione. Per esempio, per brevi riunioni periodiche, di brevissima estensione, rivolte a un pubblico limitato (ad esempio, un commento sui risultati settimanali) si potrebbe ritagliare uno spazio all’€™interno dei propri uffici, per un rapido incontro in piedi. Se invece siamo di fronte a una sessione di formazione, non si potrà  che prediligere una struttura più ampia e strutturata, come una sala congressi. Naturalmente, le nuove tecnologie ci permettono di sfruttare delle conference call o delle video conferenze, qualora non sia necessaria la presenza in loco.

Occorre infine procedere con la creazione di un’€™agenda, che vi permetterà  di mantenere la riunione nella giusta carreggiata. Quando si crea l’agenda ci sono alcune cose che dovrebbero essere incluse in maniera formale, come l’elenco degli ospiti, i vostri obiettivi, i punti di discussione, un piano di come si svolgerà  il vostro incontro, un periodo di tempo approssimativo per ogni punto di discussione e un po’ di spazio per scrivere appunti e note. L’€™agenda è uno strumento essenziale, a prescindere dal tipo di riunioni che si stanno organizzando. Tuttavia, viene fin troppo spesso sottovalutata: ricordate invece che scrivere una guida completa o un piano per la riunione significa che diverrà  molto meno probabile che si vada a finire fuori strada e che si finisca più probabilmente in tempo, rendendo così l’€™incontro più produttivo e soddisfacente.

Il rispetto di una giusta tempistica per la riunione è infatti fondamentale: alcuni ospiti del vostro evento potrebbero ad esempio arrivare da fuori città , e aver necessità  di rispettare gli orari dei mezzi pubblici per potersi garantire un coerente ritorno al luogo di partenza. Non sottovalutatelo!